Smart working, telelavoro, ufficio: opportunità, efficacia e il nuovo ruolo dell’ufficio nell’era del COVID-19

Introduzione

L’accelerazione verso il digitale data dalla pandemia COVID-19 non ha risparmiato il mondo del lavoro.

In 30 giorni è accaduto quello che sarebbe probabilmente accaduto in 10 anni:

• Le organizzazioni che erano già in grado di lavorare “in remoto” ( tutti i collaboratori lavorano da postazioni remote ubicate in casa e/o in location vicine all’abitazione e/o facili da raggiungere ) hanno forzato il passaggio gettando il cuore oltre l’ostacolo ; passaggio apparentemente complicato prima per i grossi rischi di inefficienza che si è rivelato invece fattibile ed addirittura migliorativo nella maggioranza dei casi.
• Le organizzazioni che avevano in atto delle sperimentazioni o iniziative singole di “remotizzazione” dei servizi ( es. le scuole superiori che avevano fatto corsi o iniziative puntuali di utilizzo di Google Classroom ) hanno forzato il passaggio utilizzando le risorse umane più qualificate a supporto di quelle “meno digitali”. 
• Persone che rifiutavano il digitale per più motivi, lo hanno gradualmente adottato per necessità.

Questa nuova modalità di lavoro è stata identificata come “Smart working”, termine inglese che può essere tradotto in “lavoro agile”. Nella maggior parte dei casi, è più corretto definire il passaggio come da lavoro “in sede” a lavoro “in remoto”; ma tant’è . Senza fermarsi su terminologie e dettagli il lavoro “agile” ( o Smart Working ) rappresenta invece una grande opportunità per tutti.

Chi è spaventato dallo “smart working” ?

Lo #smartworking spaventa soprattutto perché rischia di spostare e ridistribuire la ricchezza; di rompere l’ordine precostituito relativo alle locazioni immobiliari delle grandi città. Il commercio “ufficio centrico” si trova in una situazione simile a quella in cui si sono trovati i taxisti con Uber e gli albergatori con Airbnb, tanto per citare un paio di esempi noti.

I “landlord” londinesi, vedono intaccate ( e dico intaccate… non eliminate.. ) le loro rendite milionarie; i fondi immobiliari, la ristorazione “da ufficio”, i “fast food” devono rivedere i loro modelli di business; d’altro canto, ci sono grandi opportunità per chi saprà cogliere i cambiamenti in atto.

I motivi per essere favorevoli allo SW

“Lo smart working può funzionare in momenti e occasioni speciali, ma non può diventare né la regola generale né il futuro, a meno che non si vogliano massacrare commercio e servizi, desertificando quartieri e città col rischio di diminuire perfino la sicurezza”. 

L’ha detto un politico italiano; a prescindere dall’appartenenza politica, non si capisce perché, e senza cognizione di causa, si vogliano spingere posizioni di questo genere . 

E’ necessario prima di tutto ripartire dal presupposto che imprenditore e collaboratori hanno 1 obiettivo comune: la creazione di valore per i soci, gli investitori, i collaboratori, gli stakeholder, l’azienda e le comunità nelle quali essa vive. Anche il benessere dei collaboratori, dei dirigenti e dei soci / imprenditori, tutti allo stesso livello da questo punto di vista, rientra nell’ambito della creazione di valore.

Detto questo, lo smart working, se scelto dalle controparti e flessibile, presenta solo vantaggi; sono l’imprenditore ed i collaboratori a concordare tempi, luoghi e modalità di lavoro nell’ottica della creazione di valore e del bene comune. Almeno questa è la mia / nostra posizione in quanto azienda; posizione supportata da esperienze, dati, risultati. E non capisco perché qualcuno dovrebbe andare ad interferire in qualcosa che è positivo per tutti gli interlocutori e da loro stessi scelto nella totale libertà e concertazione.

Proviamo qui ad elencare una serie di vantaggi:

• Riscoperta della casa, della famiglia, della salute: riscoprire la casa sulla quale in molti casi si sono investiti gran parte dei risparmi, i rapporti familiari all’interno di essa diventa un “new normal” molto piacevole. 
• Una maggior cura dell’alimentazione grazie alla possibilità di scelta, porta ad enormi effetti positivi su salute e controllo del peso. Sono nate / stanno nascendo start up che vanno proprio in questa direzione; come ad esempio NutriBees: i tuoi Piatti Pronti a Domicilio 
• Rivitalizzazione di aree periferiche e remote: cittadine di provincia, intere zone del meridione vanno a riappropriarsi della propria vita, dei propri abitanti, delle proprie tradizioni. Tutto questo è stato nel tempo schiacciato, distrutto, umiliato dal pendolarismo. Vero è che grazie allo sviluppo del terziario, in città come Milano commercio e ristorazione hanno ricevuto un impulso considerevole; chi ha sperimentato (come il sottoscritto) le dinamiche di lavoro e di vita generate da questo modello non può che essere entusiasta dei cambiamenti in atto.
• “South Working”: si profila all’orizzonte una insperata ancora di salvezza per aree interne e Meridione; i giovani che sapranno trarre vantaggio dai cambiamenti in atto, hanno l’opportunità di costruire un futuro ed una famiglia con dinamiche di vita migliori rispetto al recente passato. Rivitalizzare queste aree, lasciando che al contempo operino al servizio delle principali realtà produttive del Paese, significa ridare vita a un pezzo d’Italia che sta morendo. E questo, nonostante le apparenze, sarebbe un bene pure per le metropoli.
• Spostamento di attività commerciali dalle grandi aree urbane verso aree periferiche; con dinamiche residenziali, occupazionali e sociali che vanno a distribuire su un territorio più vasto la popolazione.

Quali sono i dubbi e le possibili ripercussioni nel medio/lungo periodo ?

Nonostante le performance possano rimanere inalterate o in alcuni casi migliorate, nonostante il “work-life balance” possa essere eccezionale, nonostante costi operativi scendano, è difficile creare e mantenere una cultura aziendale di successo con i dipendenti che lavorano da remoto, specialmente per le aziende giovani. Sintra ha cercato di sopperire all’effetto “distaccamento” attraverso:

• Una intensificazione degli incontri (in videoconferenza ma più frequenti ed organizzati )
• Un aumento del numero di eventi organizzati e/o sponsorizzati: in questo senso, la riduzione del costo per evento, ha permesso di aumentare il numero mantenendo i costi contenuti
• L’organizzazione di eventi “ibridi” ( online/offline ) per creare occasioni di incontro e comunicazione della strategia e visione aziendale.

In un’intervista per il Wall Street Journal, il Fondatore di Netflix Red Hastings, esprime la sua negatività sullo smart Working. Hastings non vede molte positività e crede a regime si ritornerà a 4 giorni in ufficio ed 1 giorno di lavoro remoto. Quando? Dal suo punto di vista, anche 1 giorno dopo l’ approvazione di un vaccino; più realisticamente, 6 mesi dopo visti i tempi che si renderanno necessari per la distribuzione dello stesso .

Chi ha ragione? Dipenderà da noi; dalla nostra resilienza, dalla nostra voglia di costruire modelli di business, di lavoro, di vita diversi. Se sapremo accelerare ed accogliere il cambiamento sfruttando le opportunità, avremo l’occasione di influenzare cambiamenti della società impensabili fino a 6 mesi fa.

Come essere produttivi

Lo smart working per essere produttivo deve essere organizzato e supportato da investimenti per consolidare la produttività. Cosa significa? Significa creare appositi accordi con i dipendenti che consentano alle persone di lavorare nelle stesse condizioni di un ufficio aziendale.

• linea telefonica e dati veloce;
• attrezzature e sistemi aggiornati PC, sistemi operativi, antivirus, magari il doppio monitor; non sempre lavorare con un portatile è semplice e veloce, visto che hai uno schermo ridotto;
• sicurezza informatica, nessuno parla dei rischi sulle connessioni e sulla possibilità di essere vulnerabili soprattutto in posti Wi-Fi free, si possono portare rischi anche alle aziende stesse;
• organizzazione per obiettivi;
• stabilire orari di reperibilità perché non diventi uno sfruttamento h24 (il dipendente ha comunque degli orari di lavoro da rispettare);
• creare incontri fissi in azienda, si è comunque parte di un gruppo non dimenticatelo.

Il nuovo ruolo dell’ufficio

Un luogo di lavoro sarà sempre più teatro di momenti ed esperienze straordinarie; avremo la necessità di performance strutturali, emotive e funzionali sempre più all’avanguardia per far percepire nuove emozioni e stimolare creatività, motivazione, fedeltà e gratitudine all’azienda per la quale lavoriamo.

Riferimenti

5 motivi per essere favorevoli allo smart working – Alessandro Rico

Netflix’s Reed Hastings Deems Remote Work ‘a Pure Negative’